November 2005 Archives

در يك  ابتكار جديد  و به منظور تعامل بهتر در عرصه فعاليتهاي روابط عمومي ،  كارشناسان  روابط عمومي هاي مخابرات استانها در «وبلاگ اكرام» گرد هم آمدند .

بر اساس اين خبر «وبلاگ اكرام» به عنوان يك انجمن مجازي است كه از ابتداي حروف «انجمن كارشناسان روابط عمومي مخابرات استانها» تشكيل شده و از آنجا كه اكرام به عنوان يكي از اساسي ترين وظايف روابط عمومي ها در قبال مخاطبان است اين نام براي آن انتخاب شده است .

با توجه به اينكه نويسندگان اين وبلاگ گروهي،مسئولان و کارشناسان روابط عمومي مخابرات استانها مي باشند ، وبلاگ مزبور با بسترسازي لازم و ايجادمحيط و فضاي تعاملي باعث خواهد شد تا كارشناسان روابط عمومی ضمن كمك به يكديگر براي رفع ابهامات ، ارتقاي فعاليت هاي روابط عمومي ، انعكاس ابتكارات جديد و اصلاح روش هاي كاري و در مجموع در جهت هم افزايي يكديگر گام هاي ارزنده اي را در سطح روابط عمومي مخابرات سراسر كشور بردارند و ارتباط مناسبی را با مخاطبان وبلاگ برقرار نمایند.

به گفته محمد امامي، مدير اين وبلاگ ، اساسي ترين هدف ايجاد «وبلاگ اكرام» ايجاد تعامل و سوق دادن ارتباطات يك سويه به سمت دوسويه و مشاركت و تبادل نظر پيرامون فعاليت هاي روابط عمومي از سوي همكاران عنوان شده است .

وبلاگ اكرام از آبان ماه سال 84 فعاليت خود را آغاز كرده است و تا كنون مورد استقبال كارشناسان روابط عمومي اغلب استانها قرار گرفته است.

 نشاني وبلاگ اکرام    www.ekram.blogfa.com  مي باشد .

دوست عزيزم آقاي كاظم مزيناني با درج مطلبي با عنوان «روابط عمومي چگونه مي تواند مشاور خوبي باشد»  یکی از وظایف مهم مدیریت روابط عمومی، كه  مشاوره و تصمیم سازی برای مدیران ارشد سازمان است را مورد توجه قرار داده اند و اشاره كرده اند كه تصمیم گیری همواره به عنوان یکی از چالش های جدی در عرصه ی مدیریت مورد توجه بوده است.
ايشان سپس با درج بخش هايي از ديدگاههاي دكتر " رایف کینی " در کتاب  " تفکر ارزشی راهی به سوی تصمیم گیری خلاق " توضيح داده اند كه وي در اين كتاب اشاره می کند  مدیران وقتی که با یک موقعیت دشوار و حساس تصمیم گیری مواجه می شوند، دچار سردرگمی شده و نمی دانند که آیا باید سراغ روش های تحلیلی تصمیم گیری بروند؟ یا باید به شهود و احساسات درونی خود اکتفا کنند؟ و در اينجا روابط عمومی ها به عنوان مشاوران امین مدیران ارشد سازمان با ایجاد توازن بین شهود و تحلیل عقلانی صحیح و با استفاده از بازخوردهای عملکرد سازمان در حوزه های مختلف؛ می توانند سازمان را در اتخاذ تصمیمی درست یاری کنند.
   ايشان

با استناد به كتاب مزبور براي اينكه روابط عمومي مشاور خوبي باشد  اين توصيه ها را مرح كرده اند:
 هیچگاه در اتخاذ تصمیم عجله نکنیم، تصمیم های متعدد را بررسی کنیم، پیامدهای احتمالی هر گزینه در تصمیم گیری را مورد توجه قرار دهیم،  و از تمرین در تصمیم گیری غافل نشویم
      اما با احترام به دوست عزيزم آقاي كاظم مزيناني و نويسنده مزبور ، من فكر مي كنم گرچه نكات ياد شده از ضرورتهاي مشاور خوب بودن روابط عمومي است ولي اينها كافي نيست.
      يكي از نكات مهمي كه براي ارائه ي مشاوره ي خوب روابط عمومي به مديران ارشد سازمان بايد همواره مورد توجه مديران هوشمند روابط عمومي واقع شود، ايجاد مكانيزم موثر و كارآمد براي اين هدف مهم است.
       تشكيل هسته هاي پژوهشي در روابط عمومي يكي از مكانيزم ها و روش هاي موثر و كارآمدي است كه مي تواند روابط عمومي را در ارائه ي مشاوره هاي كارشناسي به مديران ارشد سازمان ياري رساند.
       اين هسته ها با توجه به جمعي بودن بررسي ها و تصميمات ، متنوع و پيچيده بودن موضوعات، ضرورت مشاركت تخصصهاي گوناگون در پژوهشها و... شيوه ي مطمئني براي ارائه ي مشاوره هاي كارشناسي و خوب به مديران خواهد بود.
        بنابر اين مديران هوشمند روابط عمومي با توجه به آنچه گفته شد بايد تلاش كنند مشاوره هاي فردي را به سمت مشاوره هاي جمعي و مبتني بر پژوهشهاي علمي و كارشناسي سوق دهند و بدينوسيله ضريب خطا در مشاوره ها را كاهش دهند.
        بدون ترديد هنگامي كه نظر مشورتي مبتني بر پژوهش به عنوان ورودي در فرايند تصميم گيري باشد،  خروجي اين فرايند تصميم هايي خواهد بود كه تبعات منفي كمتري داشته و راهگشاي خوبي براي تحقق اهداف سازمان و رفع مشكلات آن خواهد بود.

     شفاف سازي مشكلات و مسايل، از جمله ضرورتهاي خدمت رساني به مردم و پنهان نگاه داشتن و كوچك تلقي كردن آنها، منجر به ترغيب نشدن دست اندركاران براي شفاف سازي مشكلات و در نهايت رسيدگي نكردن و حل نشدن آنها مي شود.
     پيش بيني وجود مكانيزم هاي خاص در هر بخش از دستگاهها، حوزه ها و واحدهاي خدمت رسان و خدمتگزار براي اطلاع رساني و دريافت بازخوردها و شفاف سازي ديدگاهها، انتقادها و پيشنهادهاي مردم از اقدامات اساسي در امر خدمت رساني به مردم است و آن را كارآمد و اثربخش مي سازد.
     آنچه در «تكريم مردم و جلب رضايت ارباب رجوع» و خدمت رساني به مردم يك اصل بنيادين محسوب مي شود، تلاش همه جانبه و تمركز بر روي «خدمت گيرندگان» ، «ارباب رجوع» يا «مشتريان» و تاكيد بر جلب رضايت مردم است.
     اما آنچه يادآوري و تاكيد مجدد بر آن مي تواند خدمت رساني دستگاهها به مردم را موفقيت آميز و اثربخش كند، ابتكار عمل داشتن روابط عمومي در ايفاي وظايف خود با قدرت و توان لازم و همچنين توجه تمامي اجزاي سازمانها ، اعم از مديران، كارشناسان و كارمندان به نيازهاي مردم و شناخت مسايل و مشكلات است و مهم تر اين است كه نبايد در مرحله ي شناخت بمانيم.
      ماندن، توقف و درجازدن در مرحله ي شناخت مشكلات مردم، هرگز پيامدهاي مطلوبي را براي سازمانها ، مردم و جامعه دربر نخواهد داشت.
      تجزيه و تحليل و شناخت مشكلات در خدمت رساني به مردم تنها يك گام اساسي و ابتدايي است كه روابط عمومي سازمانها بايد با نهايت دقت و صحت به آن بپردازند، رفع مشكلات با اقدام عملي و علمي و بر اساس معيارهاي سنجيده، امكان پذير است و در اين مسير، امر نظارت و كنترل ، جايگاه ويژه اي دارد كه روابط عمومي ها نبايد از آن غفلت كنند.
    تجارب حال و گذشته در جامعه ي روابط عمومي نشان مي دهد در هر كجا كه شناخت مفيدي از كار و نظارت موثري بر آن وجود داشته، نتايج مفيد و ارزنده اي را در بر داشته است.
    به طور خلاصه بايد گفت روابط عمومي ها براي ايفاي بهتر مسئوليت هاي خويش و همچنين كارآمد ساختن خدمت رساني به مردم و رفع مشكلات و تامين نيازها و انتظارات آنان بايد اين مراحل را طي كنند:
الف) شناخت روشن و واضح مشكلات، نيازها و توقعات و همچنين فرصتها، تهديدها، نقاط ضعف و قوت و شنوا بودن در اين زمينه.
ب)  تجزيه  و تحليل منطقي فرايندهاي خدمت رساني و پرهيز از پيش داوري ها و تعصب هاي بيجا.
ج)  تدوين راه حل هاي منطقي و بهينه با آينده نگري.
د)  اجراي راه حل هاي مدون شده.
ه) مطالعه و بررسي نتايج و دريافت بازخورد از آثار اجراي اين راه حل ها و كنترل موثر
و)  استاندارد كردن راه حل هايي كه پس از دريافت بازخورد، مفيد و موثر تشخيص داده مي شود.
ز)  برنامه ريزي براي آينده بر اساس استانداردها و معيارهاي شناخته شده و پيشگيري از بروز مشكلات با حذف علتهاي پيدايش آنها.
     همه ي آنچه گفته شد علاوه بر اين كه مستلزم عزم عمومي و حس همكاري همه ي خدمتگزاران است، ابتكار عمل و توان روابط عمومي و التزام عملي مسئولان سازمانها را در تمامي سطوح طلب مي كند. اين التزام عملي بايد دربردارنده ي حمايت واقعي و قلبي مديران و مسئولان و استمرار آن بوده و پشتيباني هاي مقطعي و كوتاه مدت، آثار مطلوبي در بلندمدت نخواهد داشت.

    هنوز هم در لابه لاي نوشته ها و مطالبي كه برخي از دوستان و همداستانان روابط عمومي در EPRSOFT مشاهده مي شود، در تعاريف و وظايف ، بيش از حد متعارف بر لزوم نفوذ در افكار عمومي و مخاطبان تاكيد مي شود.

اما تاكيد بر «نفوذگري» در شرايطي كه سخن از «مردم داري» و هوشمندي مخاطبان مي رود، براي روابط عمومي هاي آگاه، جاي خود را به «تفاهم طلبي» و «هم فهمي» داده است.

از آنجا كه امروزه دوره ي منفعل پنداري مخاطب به سرآمده است و مخاطبان امروزي از عقل ارتباطي برخوردارند، ديگر الگوهاي ارتباطي مبتني بر نفوذ حتي اقناع مخاطبان، الگوهاي پيشرفته اي براي روابط عمومي ها نيستند.

روابط عمومي با هدف «نفوذگرايي» تنها با اطلاع رساني صرف به مخاطبان، آنان را آماج پيامهاي خود قرار مي دهد و در پي تحميل عقيده و نظر به مخاطبان است.

در حالي بر «نفوذگري» تاكيد مي شود كه الگوهاي ارتباطي در روابط عمومي به سوي تكامل پيش مي رود و رفته رفته الگوهايي كه نقش مخاطب در آن ناديده انگاشته مي شود، كاربرد خود را از دست داده و روابط عمومي با بهره گيري از الگوهاي متعالي ارتباطي، بايد به سمت و سويي برود كه مخاطب را آگاه شمرده و محور جريان ارتباطي بداند. مهم ترين ويژگي اين الگو «تفاهم» و هم ترازي منبع و مخاطب در فرايند ارتباط است.

بر خلاف روش «نفوذگري» كه به دنبال تحميل ديدگاه خويش بر مخاطب است «روابط عمومي تفاهم طلب» مي كوشد تا در برنامه ريزي ها، قالب سازي ها و تصميم سازي ها، مخاطب را شركت دهد و از هرگونه تحميل به مخاطبان پرهيز كند.

اگر روابط عمومي «فن نفوذگري» تلقي شود، «روابط عمومي نفوذگر» بايد صرفا به مخاطبان، اطلاع رساني كرده و آنان را آماج پيام هاي خود قرار دهد، در حالي كه «روابط عمومي تفاهم طلب» ضمن اقدام در زمينه ي وظيفه ي گزارش دهي به مردم از فعاليتها و خودافشاگري براي توسعه ي سطح آگاهي مردم از روند امور و برنامه هاي سازمان، تأثيرپذيري از افكار عمومي و مخاطبان را مكمل اطلاع رساني مي داند و آن را به عنوان اولويت مدنظر قرار مي دهد.