گرچه بسياري از سازمان ها فضاي لازم را براي برقراري ارتباطات فردي تامين مي نمايند، اما گاهي مشاهده مي شود برخي سازمان ها بدون توجه به چنين نيازي، از پيش بيني، تدارك و تجهيز فضاهاي لازم براي برقراري ارتباطات چندنفره، گروهي و نشست هاي جمعي كوچك و بزرگ غفلت مي ورزند.
برقراري نشست هاي جمعي، با حضور مسئولان يا كاركنان يك حوزه يا كاركنان و مديران چند حوزه با يكديگر، نقش بسزايي در ايجاد هماهنگي در سازمان دارد، لذا افزون بر اينكه مديران بايد نسبت به اجراي دو وظيفه مهم مديريت كه «ارتباطات» و «هماهنگي» مي باشد توجه كافي داشته باشند، به نظر مي رسد بايد نسبت به زمينه ها و امكانات فيزيكي لازم براي برقراري ارتباطات و هماهنگي در سازمان نيز حساس بوده و تسهيلات آن را فراهم آورند.
برخي ارتباطات به فضاهاي خلوت و بدون سر و صدا و ايمن از لحاظ انتقال صدا نياز دارد تا افراد با اطمينان از ايمن بودن آن، به راحتي بتوانند به اهداف ارتباطي خود نايل شوند.
برخي ارتباطات، با توجه به ويژگي هاي محتوايي و زماني، به فضاهاي كافي متناسب با تعداد ارتباطگران يا حاضران در نشست، تسهيلات رفاهي نظير نور، وسايل سرمايشي و گرمايشي، ميز مناسب، صندلي راحت، ايزوله بودن از نظر صدا، آب خوردن نياز دارد.
برخي ارتباطات متناسب با نوع و اهداف آن به ابزارهاي ارتباطي و كمك ارتباطي خاصي نياز دارد. برخي از اين نيازها عبارتند از: كاغذ، قلم، تلفن، سيستم صوتي، رايانه و نرم افزارهاي خاص، امكان ارتباطات شبكه اي و دسترسي به اينترانت و اينترنت، سيستم ويديو ديتا پروژكتور، ويديوكنفرانس، پرده اسلايد، پرده هاي تاريك كننده فضاي اتاق، ميكروفون هاي ثابت، بي سيم و سيار، چراغ هاي ليزري، وايت برد و ماژيك و تخته پاك كن، سيستم ضبط صوت و تصوير و ...
تمهيدات لازم براي هر يك از انواع ارتباطات در سازمان ميتواند زمينه ي مناسبي را براي ارتباط موثر فراهم آورد و فرد و سازمان را به تحقق اهداف نزديك سازد و غفلت از اين مهم به ناكارآمدي ارتباطات منجر شده و آن را بي تاثير مي سازد.
در عصري كه فناوري هاي متنوع و متعدد ارتباطات و اطلاعات عرصه هاي گوناگون حيات اجتماعي ما را درمي نوردد، افزون بر ضرورت شناخت و به كارگيري اين فناوري ها، از يادنبردن اهميت ارتباطات چهره به چهره و تجهيز سازمان ها به امكانات مورد نياز اين فرايند معجزه گر ، ضرورتي غير قابل انكار است كه غفلت از آن آثار نامطلوبي برجاي خواهد گذاشت.
يكم مرداد 89
July 2010 Archives
سهولت ارتباطات در سازمان يكي از ضرورت هايي است كه سازمان هاي پويا و مديران آگاه هرگز از آن غفلت نمي كنند. جريان يافتن انواع ارتباطات سهل و آسان كاركنان با يكديگر، مديران با يكديگر، كاركنان و مديران با يكديگر، اعضاي سازمان با افراد و گروه هاي خارج از سازمان و ... مي تواند فعاليت هاي سازمان را در رسيدن به اهداف خود روان و ساده ساخته و در اين فرايند همه از كار خود و نتايجي كه حاصل مي شود لذت ببرند.
گرچه ارتباطات از طريق سامانه هاي شبكه اي، ويديوكنفرانس، تله كنفرانس، نشريه داخلي و اقدامات متنوع اطلاع رساني در سازمان از اهميت خاصي برخوردار است ، اما در اين مجال قصد داريم بيشتر به زمينه ها و پيش نيازهاي ارتباطات چهره به چهره فردي و جمعي در سازمان بپردازيم.
يكي از زمينه هايي كه براي اين جريان ارتباطي در سازمان ضرورت دارد، فضاهاي مناسبي است تا امكان برقراري چنين ارتباطاتي را فراهم سازد.
امسال از سوي مقام رهبري سال همت مضاعف و كار مضاعف نامگذاري شده ، سال گذشته نيز سال اصلاح الگوي مصرف بود ، اگر خوب دقت كنيم درمي يابيم نامگذاري سال گذشته و امسال يك هدف را نشانه گرفته و آن بهره وري است.
اما به دنبال اين نامگذاري، پرسش هايي ذهن دلسوزان كشور را به خود مشغول ساخته است:
• آيا مسئولان و دست اندركاران در اين خصوص به مطرح كردن شعار وتبليغات و چاپ پوستر و برگزاري مراسم و همايش بسنده خواهند كرد يا با تدبير و برنامه ريزي و اقدام عملي شاخص هاي همت و كار مضاعف و در مجموع شاخص بهره وري را افزايش خواهند داد؟
• آيا وزارتخانه ها و سازمان ها و موسسات و نهادها تا اواخر سال منتظر اقدامات دولت و ديگران خواهند ماند و يا در راستاي اين نامگذاري و شعار، به سياستگذاري و اقدامات عملي مفيد، كارآ و اثربخش روي خواهند آورد؟
• آيا دست اندركاران صرفا به كارهاي تبليغي و صوري و زودبازده خواهند پرداخت و يا براي كارهاي اساسي و فرهنگي كه معمولا ديربازده هستند هم حداقل فكري خواهند كرد؟
• آيا رسانه ملي همت و كار مضاعف را صرفا در افزايش كمي شبكه ها و برنامه ها و فيلم ها و سريال هاي صرفا سرگرم كننده تعريف خواهد كرد و يا تاملي و تدبري و تغييري هم در محتواي برنامه ها و فيلم ها و سريال ها صورت خواهد گرفت؟
• ... و آيا مردم نيز عزم و همت خود را جزم نموده و كاري مضاعف خواهند داشت يا مخاطب نامگذاري و شعار سال را صرفا مسئولان دانسته و همچون گذشته به روند عادي كار و زندگي خود ادامه خواهند داد؟
به هر حال به نظر مي رسد دستيابي به اهداف اين نامگذاري، مستلزم ايجاد عزم و همتي ملي است و اين عزم و همت، جز با همدلي اقشار مختلف مردم،ميسر وعملي نيست. لذا بر افراد،جريان ها، شخصيت ها، مسئولان، دستگاه هاي اجرايي و خدمت رسان، نهادها و رسانه ها به ويژه رسانه ملي است كه در انديشه وگفتار و رفتار، همدلي را در جامعه گسترش دهند و از آنچه توسعه همدلي را خدشه دار مي سازد پرهيز نمايند.
براي اين منظور شناخت، درك و آگاهي از احساسات، عواطف، نيازها، انتظارات و خواسته هاي واقعي مردم و پاسخگويي صادقانه و عملي و به موقع به اين نيازها، پيش نياز ايجاد فضاي همدلي در جامعه است، فضايي مملو از اعتماد و اطمينان و آرامش كه ما را براي همتي مضاعف و كاري مضاعف مهيا مي كند. فضايي كه مسئولان و مردم فهيم ما با آن بيگانه نيستند و نمونه بارز و ايثارگرانه اين همدلي ملي را مي توان در سال هاي دشوار هشت سال دفاع مقدس جستجو و مشاهده كرد.
براي دستيابي به چنين فضايي، هيچ فرد و سازماني نبايد منتظر اقدامات ديگران بماند و كافي است مكانيزم هاي مناسبي براي آگاهي و شناخت از خواست ها و انتظارات واقعي مردم و پاسخ گويي شايسته و عملي و به موقع به آن نيازها را تدوين، طراحي، اجرا و ارزيابي كند. مسيري كه در آن بي ترديد روابط عمومي ها نقشي حساس و تعيين كننده دارند.
پس براي مضاعف ساختن همت و كار، سخت به تدبير و برنامه ريزي، توسعه اعتماد عمومي، آرامش اجتماعي و همدلي ملي نيازمنديم.
