برخي پيش نيازهاي ارتباطات و هماهنگي در سازمان

گرچه بسياري از سازمان ها فضاي لازم را براي برقراري ارتباطات فردي تامين مي نمايند، اما گاهي مشاهده مي شود برخي سازمان ها بدون توجه به چنين نيازي، از پيش بيني، تدارك و تجهيز فضاهاي لازم براي برقراري ارتباطات چندنفره، گروهي و نشست هاي جمعي كوچك و بزرگ غفلت مي ورزند.
برقراري نشست هاي جمعي، با حضور مسئولان يا كاركنان يك حوزه يا كاركنان و مديران چند حوزه با يكديگر، نقش بسزايي در ايجاد هماهنگي در سازمان دارد، لذا افزون بر اينكه مديران بايد نسبت به اجراي دو وظيفه مهم مديريت كه «ارتباطات» و «هماهنگي» مي باشد توجه كافي داشته باشند، به نظر مي رسد بايد نسبت به زمينه ها و امكانات فيزيكي لازم براي برقراري ارتباطات و هماهنگي در سازمان نيز حساس بوده و تسهيلات آن را فراهم آورند.
برخي ارتباطات به فضاهاي خلوت و بدون سر و صدا و ايمن از لحاظ انتقال صدا نياز دارد تا افراد با اطمينان از ايمن بودن آن، به راحتي بتوانند به اهداف ارتباطي خود نايل شوند.
برخي ارتباطات، با توجه به ويژگي هاي محتوايي و زماني، به فضاهاي كافي متناسب با تعداد ارتباطگران يا حاضران در نشست، تسهيلات رفاهي نظير نور، وسايل سرمايشي و گرمايشي، ميز مناسب، صندلي راحت، ايزوله بودن از نظر صدا، آب خوردن نياز دارد.
برخي ارتباطات متناسب با نوع و اهداف آن به ابزارهاي ارتباطي و كمك ارتباطي خاصي نياز دارد. برخي از اين نيازها عبارتند از: كاغذ، قلم، تلفن، سيستم صوتي، رايانه و نرم افزارهاي خاص، امكان ارتباطات شبكه اي و دسترسي به اينترانت و اينترنت، سيستم ويديو ديتا پروژكتور، ويديوكنفرانس، پرده اسلايد، پرده هاي تاريك كننده فضاي اتاق، ميكروفون هاي ثابت، بي سيم و سيار، چراغ هاي ليزري، وايت برد و ماژيك و تخته پاك كن، سيستم ضبط صوت و تصوير و ...
تمهيدات لازم براي هر يك از انواع ارتباطات در سازمان مي‌تواند زمينه ي مناسبي را براي ارتباط موثر فراهم آورد و فرد و سازمان را به تحقق اهداف نزديك سازد و غفلت از اين مهم به ناكارآمدي ارتباطات منجر شده و آن را بي تاثير مي سازد.
در عصري كه فناوري هاي متنوع و متعدد ارتباطات و اطلاعات عرصه هاي گوناگون حيات اجتماعي ما را درمي نوردد، افزون بر ضرورت شناخت و به كارگيري اين فناوري ها، از يادنبردن اهميت ارتباطات چهره به چهره و تجهيز سازمان ها به امكانات مورد نياز اين فرايند معجزه گر ، ضرورتي غير قابل انكار است كه غفلت از آن آثار نامطلوبي برجاي خواهد گذاشت.
يكم مرداد 89